Výzva

Poradenská firma spravovala obrovské množství smluv, faktur a interních zpráv. Každý dokument bylo nutné ručně prohledat, vypsat klíčová data (termíny, částky, kontakty) a zařadit je do centrální databáze. Ruční extrakce trvala v průměru 4 minuty na dokument. Vyhledávání v archivech často trvalo i několik hodin, pokud dokumenty nebyly správně označené.

Řešení

Nasadili jsme komplexní document ingestion pipeline doplněnou AI Q&A rozhraním:

1. OCR & NLP extrakce
   – Automatické načtení skenů a PDF, identifikace klíčových polí (data, částky, jména).
2. Strukturované ukládání
   – Vytěžená data se mapují do relační databáze s předdefinovanými entitami a tagy.
3. Vyhledávání
   – Všechny dokumenty i metadata je možné pomocí AI vyhledat.
4. AI chat-bot pro Q&A
   – Uživatelé se mohou volně ptát na cokoli o dokumentech („Kdy vyprší smlouva s ABC s.r.o.?“, „Kolik bylo fakturováno v červnu?“) a systém odpovídá v reálném čase na základě uložených dat a obsahu dokumentů.

Výsledky

• Úspora stovek hodin ruční práce ročně díky OCR a automatické extrakci.
• Vyhledávání v sekundách místo hodin
• Přesnost extrakce 98 % oproti cca 85 % při ručním přepisu.
• Uvolněné kapacity týmu
• Zvýšení spokojenosti zaměstnanců — 90 % uživatelů potvrdilo, že systém zrychlil jejich práci.

Závěr

Automatizované zpracování a inteligentní Q&A rozhraní přinesly firmě naprostou kontrolu nad dokumenty: data jsou okamžitě dostupná, každý dotaz vyřeší AI za zlomek vteřiny a tým se může věnovat strategickým úkolům místo rutinních přepisů.